工作管理工具|职场人提升工作效率必备的五大工具

系统、程序的管理是企业的经营不可缺少的,一个公司要稳定地发展,就需要一套完整而又有效的管理体系。

下面就为你介绍5种常见的管理方法,使用得当能使你在处理问题上事半功倍。

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1、四象限定律

四象限法则是史蒂芬·柯维提出的,它将事务按重要性和紧迫性分为四个象限:重要而且紧急,重要但不紧急,不重要但是紧急,不重要而且不紧急。

事务所在的象限不一样,处理的原则也各不相同。

第一个象限(重要而且紧急):马上行动。第一个象限的事情越少越好。

第二个象限(重要但不紧急):要有一个计划。把你的时间和精力放在第二个象限,制定一个由紧到松的计划。

第三个象限(不重要但很紧迫):把任务交给其他人,如果不能完成,就按照时间长短,采取不同的战术,时间短的直接解决,时间长的可以分类集中处理。

第四个象限(不是很重要也不是很紧迫):能不做就不做,这是在浪费时间。

运用规则:查看你的任务列表,是否很混乱,运用四象限定律,可以根据各种事务的处理方式,将您的事务扩大到四象限,并对其进行排序。

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2、80/20定律

80/20定律相信,少量的原因、投入和付出会带来大量的结果、产出和回报。80%的销售是由20%的客户提供,80%的产出是20%的产品,80%的业绩评估是由20%的工作完成的。

80/20规则打破了我们的传统思考方式,它显示了因果关系,投入与产出,付出与回报之间的内在不平衡。利用这一点,我们要做到以下几点:将更多的注意力集中在工作上,而不是平均分配;用最少的努力控制自己的生命;有选择而不是事无巨细;追求完美而不是追求完美。

运用规则:区别重要的少数和微不足道的多数,重点关注重要的工作,在繁杂的工作中梳理思路,将资源用于最重要和最紧迫的问题。

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3、5W2H法

5W2H分析法是一种以价值为基础的、规范化的思考过程,为企业决策与工作分析提供了一种科学的方法。在追求理想和目标时,要经历以下七个问题:选择目标、选择理由、时机、时机、组织、个人、组织七个问题,并从七个方面进行提问,并从中选出最有价值的途径和途径。

应用规则:在5W2H的基础上,我们可以从5W2H的角度出发,通过对时间、地点、人员、资源等因素的综合,并按照价值的大小,找出最好的目标和路线。

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4、SMART原理

一个好的目标,就象在迷雾中的灯塔,为我们指明了方向,指引着我们的行动。

怎样设定一个好的目标,SMART原理对我们有很大的帮助。SMART原则为设定目标提出了5条基本原则,即:Specific(目标必须清晰,不能含糊),Measurable(可测量,必须有一个标准),Attainable (可达到的目标,切实可行),Relevant (相关性,整体性,有助于达成其它目标),Time-besed (确定时限)。

运用定律:为了让目标与SMART定律相一致,我们可以将其转化为5个问题:具体的目标和特点,如何达到目的,是否有清晰的标准?你有没有这个能力?达到这一目标有何意义?在生活或工作中,它是属于哪个方面的?计划在何时达成此目的。

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5、 WBS规则(任务分解)

WBS,即WorkBreakdownStructure,它为实现目标、任务、工作、活动提供了一个明确的步骤。

WBS分解的基本原理是:将主体目标逐步细化、分解,并将其分解成具体的行动;

意义:再伟大的目标,也要一步一步来。学习把工作分解开来,把它分解到一定程度,你就可以知道它是什么了,你就可以有条不紊地工作了,你就可以把你的日程安排好,你就可以把它变成类似一条小溪汇成河流。

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总结

五大管理工具就说到这里,要想让它发挥出应有的效果,就必须在实际操作中使用。从你明天准备好工作列表的时候,你就可以把它们运用到实践中去了。

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